Firma çalışanlarının, İnsan Kaynakları departmanını ziyaret etme sebeplerinin başında izin konusu gelmektedir. Özellikle yaz aylarından önce, ciddi bir çalışma gerektiren izin planlaması, Orka İnsan Kaynakları programında Talep – Onay ilişkisi ile birlikte yürütülmektedir. Orka İnsan Kaynakları Talep – Onay ilişkisi sadece ücretli izinler için değil, rutin çalışma zamanında da oldukça önemlidir. Özellikle personellerin sağlık veya kişisel mazeretleri için kullanmış olduğu izinler, bir talep ile birlikte değerlendirmeye alınıp, bir onay mekanizmasından geçirilmelidir. Orka İnsan Kaynaklarında böylelikle izin gerçekleşmemiş olmasa; daha hangi personelin, hangi zamanlarda, hangi sebeplerden dolayı izin talebinde bulunduğunun raporlanması, performans değerlendirme kriterlerinin önemli bir konusunu oluşturur. Orka İnsan Kaynakları modülünde İzin Takip Sistemi doğrudan puantaj mekanizmasına bağlıdır. Orka İnsan Kaynaklarında izin onaylandığı anda otomatik olarak puantaj bölümüne kayıt gerçekleşir ve işlemlerin işleyiş sırası aşağıda belirtildiği gibidir.
- TALEP EDİLEN İZİN TÜRÜNÜN BELİRTİLMESİ (ÜCRETLİ, MAZERET VB.)
- AÇILAN PERSONEL LİSTESİ ÜZERİNDE ETKİLEŞEME GEÇEREK İZİN TALEBİNİN ALINMASI
- İZİN BİLGİLERİNİN VE GEREKLİ AÇIKLAMALARIN GİRİLMESİ
- İZİN TALEP FORMUNUN SİSTEM TARAFINDAN OTOMATİK OLARAK HAZIRLANMASI
- İZİN ONAYI GERÇEKLEŞİRSE, BİLGİLERİN PUANTAJA AKTARILMASIOrka İnsan Kaynakları personel izin sistemine girildiği anda açılacak olan ekranda, tüm firma personelleri listelenir. Bir personele ait hak edilen izin gününün hesaplamasında işe giriş tarihinden çok, “KIDEM BAŞLANGIÇ TARİHİ” dikkate alınır. Özellikle askerlik görevi için işten ayrılan veya firma şubeleri arasında giriş – çıkış işlemleri gerçekleştirilen personeller için Kıdem Başlangıç Tarihine göre hareket etmek daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Bu ekranda personellerin yaşı, içinde bulunduğumuz yıl içerisinde kaç gün izin kullandıkları, o yıl hak ettikleri izin gün sayısı ve kullanılabilecekleri izin günü oldukça rahat bir şekilde raporlanabilir. Orka İnsan Kaynakları bir personel üzerinde izin raporu alarak, daha önce talep ettiği ve firma tarafından onaylanan bütün izinlerin gün bazından ayrıntısına yine bu ekrandan ulaşılabilir.
Orka İnsan Kaynakları izin kullanımları ile birlikte önemli olan bir konuda, kanuni zorunluluğu bulunan ve personele imzalatılması gereken yıllık izin defterlerinin sistem tarafından hazırlatılmasıdır. Orka İnsan Kaynakları yazılımı ile birlikte İzin Takip Sistemini kullanan bir kullanıcı için bu defterin hazırlanması sadece birkaç tıklama işlemi ile birlikte gerçekleşecektir. Orka İnsan Kaynakları Yıllık izin defteri, personele ait tüm puantaj bilgileri üzerinden birkaç saniyelik sorgulama ile otomatik olarak oluşturulabilir. Oluşturulan defter herhangi bir Windows formatında (.Doc,.Xls, .Pdf Vb.) çıktı olarak saklanabilir. Her bir personelin, firmadan talep ettiği her izin talebi, “İzin Talep Formu” adında matbu bir çıktıya dönüştürülür ve personele imzalatılır. Bu imzalatılan formlar daha önceki konularda belirtmiş olduğumuz Orka İnsan Kaynakları Dosya Yönetim Sistemi yardımıyla personel kartı üzerinde arşivlenir.
Her ne kadar kanuni olarak personellerin izninin tamamının kullandırılması esas alınsa da, iş yoğunluğundan dolayı personellerin izninin bir kısmını kullanamaması durumu söz konusu olabilir. Programda yer alan “Yıllık İzin Devir ” kısmı sayesinde yıl içerisinde kullanılmayan izinler takip edilir veya istenirse bir sonraki yıla program tarafından otomatik olarak aktarılabilir.
