İnsan Kaynakları açısından çalışan bir personelden elde edilmek istenen maksimum fayda için, kendisine sunulan çalışma şartları oldukça önemlidir. Günümüz çalışma şartlarında, personellere sunulan yardımcı araçların sayısı her geçen artmaktadır. Endüstriyel teknolojilerin devamlı gelişim göstermesi, iş akışını kolaylaştıran yazılımlar, iletişim araçları ve ulaşım teknolojileri inkâr edilemez araçlar haline gelmiştir. Günümüz çalışma şartlarında artık her personel, görevi ile ilgili olarak şirketine ait bir araç – gereci kullanmak zorundadır. Bu en basit anlamda bir cep telefonu veya bilgisayar, bazı durumlarda ise yüksek teknoloji içeren bir iş makinası da olabilir. Firma içinde, personeller tarafından kullanılan her objenin tek bir merkezden yönetilmesi ve sorumluluk altında tutulması İnsan Kaynakları departmanının önemli bir konusunu oluşturur. Bu konu hem sorumluluk bilincinin ön planda tutulması, hem de firmaya ait yardımcı araçların korunması açısından çok önemlidir. Herhangi bir sektöre ait standart bir satış personelinin bile şirkete ait birçok eşya ile ilgili sorumluluğu bulunmaktadır. Dizüstü bilgisayar, şirket otomobili ve cep telefonu verilebilecek örneklerden sadece bir kaç tanesidir.
Orka İnsan Kaynakları yönetimi, bu önemli konu ile ilgili Personel Zimmet Yönetimi sayesinde oldukça faydalı ve pratik çözümler sunmaktadır. Orka İnsan Kaynakları temel olarak personellerin sorumluluğuna verilecek bütün objelerin bir “ ZİMMET KARTI” mantığı ile tanımlanmasını ister. Tanımlanan kartlar artık personellerin sorumluluğuna verilmesi için hazırdır. Kartların tanımlanmasında esnasında, Alış faturası bilgileri, Garanti bilgileri gibi birçok değer girişi yapılabilir. Orka İnsan Kaynakları bu kartların oluşumundan sonra, personellerin sorumluluğuna verilmesi işlemi yine bir belge sistemine dayandırılır. İlgili Zimmet Eşyasının hangi yönetici tarafından, hangi personele verildiği Zimmet Tutanağı ile birlikte imzalanacak bir form haline getirilir ve personele kartına eklenir. Bu sayede hangi Zimmet eşyası hangi personelde raporlanabilir. Orka İnsan Kaynakları zimmet eşyalarının, hangi tarihlerde teslim edildiği, hasar durumları ve kullanımla ilgili raporları kolayca sorgulanabilir. Örneğin bir güvenlik personeline verilecek olan giysi, ayakkabı gibi boyutu değişkenlik gösteren eşyalar için, personel tanımlaması sırasında girilen ayakkabı numarası ve beden ölçülerine göre arama yapılabilir.
Orka İnsan Kaynakları Zimmet Takip Sistemin de hem insan kaynakları departmanı, hem de bu zimmet eşyalarının sorumluğunu üstlenen personellerin karşılıklı olarak birbirini denetlenmesi hedeflenmiştir. Alınan veya verilen her bir eşya için karşılıklı form düzenlendiği ve personel kartına aktarıldığı için herhangi bir konudaki uyuşmazlık durumu kolayca çözümlenebilir. Orka İnsan Kaynakları sisteminde herhangi bir personel bir şekilde işten çıkarılacak olursa, personel kartı üzerinde daha çıkışı yapılmadan, Orka İnsan Kaynakları Zimmet modülü tetiklenir ve o personele ait bütün zimmet eşyaları sorgulanır. Eğer personelden teslim alınması gereken zimmet kartları varsa bunlar raporlanır ve ekranda gerekli uyarılar sistem tarafından oluşturulur.
