Son yıllarda gelişimi oldukça hızlı olan ve kısa adıyla PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) olarak ta bilinen bu yapı özellikle personel sayısı ve sirkülasyonu yüksek olan firmalarda tercih edilmektedir. Personellerin giriş ve çıkış ile ilgili kontrollerini sağlamaktan ziyade, gün içerinde kullanılmış olan molaları, yemek sürelerini ve vardiya değişimlerini tek bir merkezden yönetmesi bu sistemi oldukça cazip bir hale getirmiştir. Orka İnsan Kaynakları sisteminde yer alan PDKS bölümünün en büyük avantajı herhangi bir cihaz markasına bağlı bulunmamasıdır. Bilindiği gibi tüm PDKS cihazlarının ortak hareket noktası, personellere ait giriş çıkış bilgilerini bir dosyaya yazması ve bu dosyadaki bilgilerin Programlara aktarılabilecek bir yapıya dönüştürmesidir. Bu sayede Orka İnsan Kaynakları PDKS sistemini kullanmak için bu özelliği olan herhangi bir cihaz yeterlidir. Yapılması gereken en önemli tanımlama cihaza ait bilgilerin okunması ve personellerle ilişkilendirilmesidir.
Orka İnsan Kaynakları PDKS sistemi aktif ve düzenli olarak kullanılırsa bizlere sağladığı fayda daha da artacaktır. Bunun için yapılması gerekenler firmaya ait çalışma düzeni, vardiya planları, vardiya değişim süreleri gibi programın temel hareket noktalarının oluşturulmasıdır. Bu işlemler sırasıyla ;
Cihaz tanımlarının yapılması :
Programın tüm giriş ve çıkışlarda kayıtları alıp, sisteme aktaracağı dosyanın hangi cihazdan ve ne şekilde okunacağının belirtilmesidir. Bir şablon yapısına dayanır ve bu tanımlama bir kereye mahsus oluşturulur.
Vardiya Tanımlarının Oluşturulması :
Günlük, Haftalık veya istenilen periyodda çalışma saatlerinin sisteme belirtilmesidir. Giriş Saati, Çıkış Saati, Geç Kalma toleransları günlere göre belirtilir. Personel kartında hangi personelin, hangi vardiyaya ait olduğunun belirtilmesiyle beraber program giriş veya çıkış saatlerini bu tanımlara göre analiz edecek ve ona göre davranacaktır.
Çalışma Düzeni Planları:
PDKS (Personel Devam Kontrol Sisteminde) personellerinizin vardiya sistemlerini pratik bir şekilde tanımlayabilir, tanımlanan vardiyaların otomatik döngüsünü Orka İnsan Kaynaklarında gerçekleştirebileceksiniz.
Personel sayısının yüksek olduğu firmalarda vardiya tanımlamaları, personellerin giriş çıkış saatleri, vardiya döngüsünde personellerin vardiya değişiminin yapılması, personellerin geç gelme durumlarında puantaj kayıtlarında ve vardiya tanımlamalarında ne gibi hesaplamaların yapılacağı ; Bunun gibi soruların çözümlerini Orka İnsan Kaynaklarında bulabilirsiniz.
Orka İnsan Kaynakları PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) “Giriş Çıkış Saat Transferi” ile herhangi bir parmak okuma cihazında personellerinizin giriş ve çıkış saatlerini programınıza transfer etme imkânına sahip olacaksınız. Bu sayede; Personellerinizin puantaj kayıtları Orka İnsan Kaynaklarına otomatik olarak transfer olacaktır. Puantaj kayıtlarında fazla mesai olma durumlarına göre programınızda hesaplamalar otomatik aktarılır. Personellerinizin geç gelme durumlarına göre sizin belirlediğiniz müsamaha dakikaların dışında olması durumunda otomatik maaşında hesaplamaların yapılacağı görülecektir.
Orka İnsan Kaynakları Programında Giriş ve çıkış saatlerinin transferinden sonra puantaj kontrollerini de pratik bir şekilde yapabileceksiniz. Transfer sonrasında; Tüm Kayıtlar, Sadece Transfer Edilenler, Hatalı Kayıtlar, Serbest Giriş Yapılanlar, Son Transfer Edilenler gibi raporlama seçeneklerine de sahip olacaksınız.
Sonuç olarak Orka İnsan Kaynakları Programında; Firmanızın Çalışma Düzeni ve vardiya yapısını programınıza pratik bir şekilde tanımlama imkânınız vardır. Bu tanımlama işlemleri sonrasında vardiya döngüsünün programda otomatik olduğunu göreceksiniz. Aynı zamanda personellerinizin giriş ve çıkış saatlerini Orka İnsan Kaynakları programına transferi mümkün olacaktır. Bu sayede personellerinizin ücret hesaplamalarının otomatik hesaplama imkânınız olacaktır.
Bu tanımlamalar yapıldığı zaman günlük olarak bütün giriş veya çıkış bilgileri sisteme aktarılır. Yapılmakta olan transferler direkt olarak içeri aktarılmayıp, bir havuzda bekletilir. Bu sayede kişilerin giriş – çıkışlarda meydana gelen unutmaları, 2 kere sisteme girişleri düzeltilir. Gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra kayıtları puantaja ekle seçeneği ile beraber bütün hareketlerin aktarımı sağlanır. Vardiya tanımlarında belirtilmiş olan saatlerin dışındaki çalışmalar Fazla Mesai veya Normal Mesaiden Düşüm(Geç Kalmalar) şeklinde sisteme eklenir. PDKS sisteminin raporları ile birlikte ay içindeki geç kalmalar, erken işe gelişler, vardiya durumları, çalışılan iş yerinin vardiya dönüşümleri sistemde kontrol altında tutulur ve istenilen değerlere göre raporlanabilir.
