İnsan kaynakları departmanı ile ilgili en çok uğraşı verilen işlemler ele alındığı zaman, belki de bu listenin en üst sıralarına kişi veya kurumlara ait dokümanlara hızlı ve sistemli bir şekilde ulaşma konusu girmektedir. Günümüz teknolojisinin ilerleme hızı ile beraber , “Elektronik Belge Sistemi” de oldukça hızlı bir şekilde gelişim göstermektedir. Firmanız bünyesinde yeni işe başlayan bir personele ait şirketinizdeki ilk günden, çıkışının yapıldığı güne kadar olan bütün belge sirkülasyonunu düşünün. Tüm bu belgelerin sistemli bir şekilde saklanması, bu belgelerle ilişkili alan – klasör ayrımı, bu klasörlerin belirli bir sistemde saklanması ve nihayetinde güncelliğini yitirse bile bir şekilde arşivlenmek zorunda olması bu sürecin ne kadar zorlu ve zaman kaybına yol açan bir çalışma gerektirdiğini göstermektedir. Bizlere soracak olursanız bu süreçte arşivleme mekanizması çok iyi çalışsa bile, ilgili belgeye hızlı ulaşma ihtiyacı o belgenin doğru arşivlemesinden daha da önemlidir. Peki bu önemli olan konu nasıl bir yazılım sayesinde daha sistemli ve hızlı bir hale getirilir ? Bunun için temel İnsan Kaynakları kayıtlarınızın tutulduğu yazılımın haricinde piyasada 3. Parti olarak adlandırılan ek bir belge yönetim programına ihtiyacınız var mıdır ? İşte okumakta olduğunuz bu makale bu soru işaretlerinin cevabını bulmaya çalışır ve ortaya atılan bu önemli konuların Orka İnsan Kaynakları yazılımının ilgi alanı olduğunu vurgular. İsterseniz yavaş yavaş cevaplar kısmına geçelim…
Orka İnsan Kaynakları yazılımında bir personelin sistemle ilk tanışması firmanıza yaptığı iş başvurusu ile gerçekleşir. Bu sayede bütün iş başvurularının bir havuzda toplanması, ilgili pozisyonlara gelen taleplerin sorgulanması ve raporlanması hedeflenir. Orka İnsan Kaynakları ilgili iş başvurularının değerlendirilmesi sonucu, personelin işe alım süreci onaylanırsa, ilgili başvuru üzerinde tek bir tuşla o kişi çalışan personeller listesine kayıt edilir. Bu zamana kadar ki bütün değerlendirme formları, işe alım esnasındaki mülakat bilgileri ve ilgili yazışmalar herhangi bir format kullanılarak (Word, Excel, Pdf vb.) o personele ait Belge Yönetim Sistemime kayıt edilir ve ilk aşama olarak işe alım süreci tamamlanmış olur. Orka İnsan Kaynakları işe alım sürecinden itibaren oluşan yoğun belge alış – verişi artık o personele ait kart üzerinde gerçekleşir. Orka İnsan Kaynakları Kimlik bilgileri, Aile durum bilgileri, sağlık raporu gibi standart belgelerin yanında firma kendi yönetim politikası gereği çalışanlarından istediği belgeleri sisteme tanıtır, daha doğru bir ifadeyle kendi özlük dosyasını dizayn eder. Orka İnsan Kaynakları artık personelleriniz için oluşturduğunuz klasör dijital ortamda veri tabanınızdadır. Bu belgeler sisteme taratılarak eklenir ve çok hızlı bir şekilde geri çağırımı yapılabilir. Herhangi bir belge eklemesi yapıldıktan sonra o belgenin mevcut bilgisayarda var olma zorunluluğu aranmaz, yetkiler dahilin de herkes Orka İnsan Kaynakları yazılımı üzerinden çok hızlı bir şekilde personele ait tüm dokümanlara ulaşabilir.
Orka İnsan Kaynakları personel işe başladıktan sonra Sgk ’ya bildirimlerinin yapılması, Puantaj bilgilerinin girilmesi, ücret bilgilerinin yönetilmesi ve muhasebe entegrasyonlarının sağlanması gibi temel bordro yazılımlarının özelliklerini içinde barındırır. Orka İnsan Kaynakları yazılımı, tüm bu sürecin dışında personele ait bütün belgelerin sistem üzerinden yönetilmesi ve arşivlenmesini hedef almaktadır. Personel firma bünyesinde çalıştığı sürece ortaya çıkan bütün belgeler (Performans Değerlendirmeleri, Eğitim Planları, Periyodik Sağlık Kontrolleri vb. ) sistem içine aktarılır ve bu disiplin sağlanırsa sistem üzerinde yapılan her işlem bir belge esasına dayandırılabilir.
Orka İnsan Kaynakları bütün bu işlemlerin sonucunda tüm sistemin tek bir merkezden yönetilmesi hedeflenmektedir. Personele ait belgeler, özlük dosyası bilgileri, yazışmalar, tutanaklar ve aklınıza gelebilecek her belge bir personelle ilişkilendirilirse bilgi doğruluğu daha da kontrol altında tutulacaktır. Orka İnsan Kaynakları Belge Yönetimi, disiplinli bir şekilde kullanılır ve sistemli olarak programa aktarılırsa harcanılan bir çok zaman geri alınabilir. Örneğin İnsan kaynakları, Personel veya Muhasebe departmanlarına iletilen “X personelinin Kimlik Fotokopisi lazım” sorusu, birkaç tıklamayla dakikalar içerisinde ilgili kişinin eposta adresine gönderilebilir.
