İnsan kaynakları departmanının temel görev alanlarının başında gelen personellere ait iş süreçlerinin takibi oldukça zorlu ve dikkat edilmesi gereken bir konudur. ORKA İnsan Kaynakları firmanın içinde bulunduğu sektör, periyodik olarak tekrarlanması gereken iş akışlarını beraberinde getirebilir. Örneğin son yıllarda ülkemizin de oldukça önemli bir konusu haline gelen “iş güvenliği” verilebilecek örneklerden sadece bir tanesidir. Firmamızda çalışan personellere ait periyodik süreçlerin takibi Orka İnsan Kaynakları sisteminde oldukça basit ve sistemli bir şekilde gerçekleştirilir. ORKA İnsan Kaynakları örneğini vermiş olduğumuz iş güvenliği eğitimleri, personel sayısı belirli bir rakamın üzerinde olan firmalar da her yıl en az 1 defa gerçekleştirilmek zorundadır. Firma personellerinin almış olduğu eğitimler, bu eğitimlerin nerelerde gerçekleştirildiği, eğitim ile ilgili başarı dereceleri, eğitimi veren kişiler ve buna benzer birçok bilgi arşivlenmek ve gerektiği durumlarda raporlanmak zorundadır. ORKA İnsan Kaynakları iş güvenliği eğitiminin dışında kalan ve firmaların özel olarak hazırlattığı eğitim programlarına ait başarı dereceleri de, bir personelin performans değerlendirme ölçütleri arasında oldukça önemli bir paya sahiptir. Bu zor sürecin takibinde mutlaka bir insan kaynakları yazılımından yardım alınması gerekmektedir. Orka İnsan Kaynakları yazılımı, kendi içinde barındırdığı ORKA İnsan Kaynakları Eğitim Planlaması Sisteme ile beraber bahsetmiş olduğumuz zorlu süreci oldukça kolay ve raporlanabilir olarak yönetmeyi hedeflemektedir. Bu sayede bir personele ait alınmış olan tüm eğitimlerin en ince ayrıntısına kadar raporlanması, performans değerleme ölçütü olarak İK yöneticisine sunulması ve tüm sistemin kontrolü Orka Eğitim Planlaması sistemin de oldukça kolaydır.
ORKA İnsan Kaynakları Personel Eğitim ve Sağlık Planlaması modülünün bizlere sağladığı diğer bir avantaj ise personellerimizle ilgili sağlık planlamalarının yönetimidir. Kendi belirlediğimiz periyodlarda, personellerimizle ilgili sağlık kontrollerini Orka İnsan Kaynakları sisteminin iş akışı içerisine alabiliriz. Bu sayede sağlık kontrolleri ile ilgili hatırlatmalar sistem tarafından yapılacak ve tüm süreç tek bir merkezden yönetilecektir. Bu sayede gerçekleşen her bir sağlık kontrolü ve muayeneler ORKA İnsan Kaynakları Belge Yönetim Sistemi yardımı ile birlikte ilgili personel kartları üzerinde toplanır ve istenilen bilgilere çok daha hızlı ulaşılabilir. Sisteme tanımlanması gereken parametreleri başlıklar halinde sıralarsak;
EĞİTİM PLANMASINA GİRECEK OLAN GRUP VE GRUBA ÜYE OLACAK PERSONELLER
PLANMANIN HANGİ DÖNEMLER HALİNDE TEKRARLANACAĞI BİLGİSİ VE ARTIŞ TİPİ(GÜNLÜK , AYLIK , YILLIK)
SAĞLIK VEYA DİĞER KONTROLLERİ (EHLİYET, PSİKOTERAPİ VB.) GERÇEKLEŞTİRECEK KURUMA AİT BİLGİLER
KONTROLERE GİRECEK OLAN PERSONELLER
ORKA İnsan Kaynakları sisteme tanımlanacak olan bu parametreler sayesinde her bir sağlık kontrolü en ince ayrıntısına kadar sistem üzerinden izlenebilir ve kolaylıkla yönetilebilir. Firmanın ve dolayısıyla İnsan Kaynakları departmanının sorumluluğu altında olan periyodik eğitim ve sağlık kontrolleri Orka İnsan Kaynakları yazılımı ile birlikte kullanıcı ve yönetici bazlı raporlanabilir. Oluşturulmuş olan her rapor daha sonra incelenmek üzere Orka İnsan Kaynakları veri tabanına entegre edilebilir.
