Proje bazlı çalışma sistemi, firmaların maliyet hesaplamada karşılaştıkları sorunların başında gelmektedir. Özellikle mühendislik, danışmanlık, inşaat ve benzeri örneklerini verebileceğimiz sektörlerde proje bazlı maliyetlendirme konusu çok önemlidir. Bu tarz çalışan firmalarda personellerin hemen hemen tamamı tek bir projede değil, aynı ay içerisinde birden fazla projede görev almaktadır. Hizmet üretiminin ağırlıkta olduğunu varsayarsak, “iş gücü maliyeti” ortaya çıkan giderlerde önemli bir paya sahiptir. Bütün bu durumlar göz önüne alındığında, bir personelle ilgili projelere göre ayrı ayrı maliyetlendirme çalışması yapmak oldukça zor ve uğraşı gerektiren bir işlemdir. Bunun için hangi sistem kullanılırsa kullanılsın, bu hesaplamadaki zorlukların üstesinden gelecek olan formül güçlü bir puantaj yönetimidir. Eğer çalıştığımız firmada “GÜNLÜK” puantaj yönetimi etkin olarak kullanılıyorsa, proje bazlı maliyetlendirmenin ortaya çıkartılması daha da kolay bir hale gelecektir. Orka İnsan Kaynakları personellere ait proje maliyetlendirmesini hesaplarken, Puantaj sistemindeki kayıtlara göre hareket eder. Bu puantaj kayıtlarının oluşturulması esnasında, personel kartında yer alan “çalışma sistemi tanımlamaları” önemli bir etkiye sahiptir. Orka İnsan Kaynaklarında bir personele ait ücret hesaplamasının Günlük, Saatlik veya Aylık olması doğrudan bu sisteme etki eder ve ay içindeki var sayılan puantaj tanımlamaları bu duruma göre oluşur.
Bir personelin ay içerisindeki proje dağılımlarını oluşturmak için yapılması gereken belirli tanımlamalar vardır. Bunlar ;
Firmaya ait bütün aktif projelerin, Projeler tablosunda oluşturulması. (Muhasebe ve Ticari Sistemle Birlikte Çalışır)
Personellere ait çalışma tipinin (Aylık, Günlük, Saatlik) personel kartı üzerinde belirtilmesi.
Personel kartı açılırken, personelin ağırlıklı olarak çalıştığı varsayılan projesinin belirtilmesi.
Orka İnsan Kaynakları bu tanımlamalar yapıldığı zaman, personel üzerindeki Puantaj tablosu projelere göre ayrıştırılabilir hale gelecektir. Buna göre personelin hangi gün hangi projede görev aldığı gün gün veya toplu olarak işaretlenebilir. Eğer bir personel bir gün içerisinde birden farklı projede yer aldıysa, bu sefer devreye “SAATLERE GÖRE PROJE BELİRTİMİ” girer. Bir günlük çalışma süresi, kullanıcının belirtmiş olduğu saatlere göre projelere ayrılır ve hesaplamalar bu değerler üzerinden yapılır.
Orka İnsan Kaynakları puantaj sistemi üzerinden proje girişleri yapılan personellere ait geri dönüşler ise, Orka İnsan Kaynakları sisteminde “PROJE MALİYETLERİ” menüsünden alınmaktadır. Bu kısımda yer alan “PROJE DEPARTMAN MALİYETLERİ” VE “PROJE PUANTAJ SAATİ” kısımları bir personelin hangi projede ne kadar süre aldığı ve aldığı süreye ilişkin firma açısından oluşan personel maliyetinin projelere göre dağılımlarını ayrıntılı bir şekilde raporlar. Orka İnsan Kaynakları bu sayede bir personel hangi projede kaç saat çalışmış, çalıştığı saat başına ne gibi maliyetler meydana gelmiş gibi soruların cevabı rahatlıkla alınabilir. Bununla beraber firma, aktif projelerinin personel maliyet durumunu ve özel raporlarını oluşturabilir.
Orka İnsan Kaynakları sistemi üzerinde oluşan proje maliyetleri, Ticari sisteme entegre olurken muhasebe kayıtları puantaj sisteminde belirtilen proje değerlerine göre aktarılır. Bu sayede muhasebe sistemi üzerinde oluşturulmuş olan gider ve gelir kalemlerinin yanına İnsan Kaynakları sisteminden personel ücret maliyetleri eklenir. Bu şekilde bir projeye ait olan tüm gider ve gelir kalemleri ayrıntılı olarak incelenebilir ve proje maliyetlendirme işlemleri rahatlıkla yapılabilir.
